预付款项最初不记录在损益表中。 取而代之的是，预付款项最初会记录在资产负债表中，然后，在实现预付款项的收益或发生费用时，将其在损益表中确认。
公司预付费用时，会在资产负债表上将其确认为预付资产，并记录同时记账，这会使公司的现金（或付款帐户）减少相同的金额。 大多数预付款项在资产负债表上显示为流动资产，除非该支出要到12个月后才发生，这是很少的。
然后，在产生费用时，将预付款项帐户减去费用金额，并在发生当期的费用在公司损益表中确认。
保险被视为预付费用吗？
预付费用最常见的一种形式是保险，通常是预先支付的。 例如，ABC公司为来年的董事和高级职员责任保险支付了$ 12, 000的保险费。 公司先支付保单费用，然后每月进行一次调整分录，以计入已发生的保险费用。 初始条目是这样的：我们在该条目中借记预付费用帐户并贷记用于支付费用的帐户：
然后，一个月后，公司对所使用的保险进行调整分录。 公司从适当的费用科目中扣除，并贷记预付费用科目以减少资产价值。 公司ABC的每月调整为$ 12, 000除以12个月，即每月$ 1, 000。 每个月末的调整分录将显示如下：
租金作为预付费用？
企业可能会提前数月预付租金以获得折扣，或者，鉴于租户的信用，房东可能需要预付租金。 无论哪种方式，让我们说XYZ公司要提前六个月预付办公室空间，总计24, 000美元。 初始条目如下：
然后，在每个月结束时，资产负债表上的预付租金帐户将减去月租金金额，即24, 000美元除以六个月，即每月4, 000美元。 同时，公司在损益表中确认租金支出$ 4, 000。 因此，每月调整分录将显示如下：
其他预付费用
公司可能要预付的其他费用包括利息和税金。 当公司在到期日之前付款时，可能会产生预先支付的利息。 同时，一些公司在到期之前缴纳税款，例如根据将来可能到期的税款估算。 其他不太常见的预付费用可能包括设备租赁或公用事业。
例如，考虑Company Build Inc.，该公司已租用了一件设备用于建筑工作。 该公司于2019年4月1日支付了1, 000美元，以租用一件设备来完成一个月内要完成的工作。 公司将按以下方式确认初始交易：
然后，在使用设备并产生实际费用时，公司将进行以下输入以减少预付款资产帐户，并使租金费用出现在损益表中：
无论是保险费，房租，水电费还是其他任何预先支付的费用，都应记录在适当的预付资产帐户中。 然后，在每个期间结束时或当实际发生费用时，应进行调整分录以减少预付资产帐户并确认（贷记）适当的收入费用，然后该费用将出现在损益表中。
为什么预付款项最初不在损益表上？
根据公认会计原则（GAAP），预付款项不包括在损益表中。 特别是GAAP匹配原则，需要权责发生制。 权责发生制会计法要求在发生现金或货币交易时，在发生的同时报告收入和支出。 也就是说，发生时应记录费用。 因此，预付款在支付时不会在损益表中确认，因为尚未发生。
