目录
- 1. AIS人员
- 2.程序和说明
- 3. AIS数据
- 4. AIS软件
- 5. IT基础架构
- 6.内部控制
- AIS在现实生活中如何运作
- 底线
会计信息系统（AIS）是企业用来收集，存储，管理，处理，检索和报告其财务数据的结构，以便会计，顾问，业务分析师，经理，首席财务官（CFO）可以使用它。 ，审计师，监管机构和税务机构。
经过特殊培训的会计师与AIS进行了深入合作，以确保公司财务交易和记录保存中的最高准确性，并使合法需要访问的人可以轻松获得财务数据，同时又要保持数据的完整性和安全性。 。
会计信息系统通常由六个主要部分组成：人员，程序和说明，数据，软件，信息技术基础结构和内部控制。 让我们详细了解每个组件。
会计信息系统导论
1. AIS人员
AIS中的人员仅仅是系统用户。 可能需要使用组织的AIS的专业人员包括会计师，顾问，业务分析师，经理，首席财务官和审计师。 AIS可帮助公司内的不同部门一起工作。
例如，管理层可以制定销售目标，然后员工可以为其订购适当数量的库存。 库存订单将新的应付款项通知会计部门。 完成销售后，销售人员可以输入客户订单，会计可以为客户开票，仓库可以组装订单，运输部门可以将其发送出去，会计部门可以收到新的应收款通知。 然后，客户服务部门可以跟踪客户的出货量，并且系统可以创建销售报告以进行管理。 管理人员还可以查看库存成本，运输成本，制造成本等。
通过精心设计的AIS，组织中有权这样做的每个人都可以访问相同的系统并获得相同的信息。 必要时，AIS还可以简化向组织外部人员获取信息的过程。
例如，顾问可以使用AIS中的信息通过查看成本数据，销售数据和收入来分析公司定价结构的有效性。 此外，审计师可以使用这些数据评估公司的内部控制，财务状况以及对《萨班斯-奥克斯利法案》（SOX）的遵守情况。
AIS的设计应满足使用它的人们的需求。 该系统还应该易于使用并且应该改进，而不妨碍效率。
2.程序和说明
AIS的过程和指令是其用于收集，存储，检索和处理数据的方法。 这些方法都是手动和自动的。 数据可以来自内部来源（例如，员工）和外部来源（例如，客户的在线订单）。 程序和说明将被编码到AIS软件中，还应该通过文档和培训将它们“编码”到员工中。 为了有效，必须始终遵循程序和说明。
3. AIS数据
为了存储信息，AIS必须具有数据库结构，例如结构化查询语言（SQL）（一种通常用于数据库的计算机语言）。 AIS还需要针对不同类型的系统用户和数据输入的各种输入屏幕，以及不同的输出格式，以满足不同用户和各种类型信息的需求。
AIS中包含的数据是与组织的业务实践有关的所有财务信息。 任何影响公司财务的业务数据都应纳入AIS。
AIS中包含的数据类型将取决于业务的性质，但可能包括以下内容：
- 销售订单客户帐单报表销售分析报告采购申请供应商发票检查支票库存数据工资单信息计时纳税信息
然后，可以使用此数据来准备会计报表和报告，例如应收账款账龄，折旧/摊销时间表，试算表，损益表等。 将所有这些数据放在AIS中的一个位置中，可简化企业的记录保存，报告，分析，审计和决策活动。 为了使数据有用，它必须完整，正确和相关。
另一方面，不会进入AIS的数据示例包括备忘录，信件，演示文稿和手册。 这些文件可能与公司财务有切线关系，但是，除了标准脚注以外，它们实际上并不是公司财务记录的一部分。
4. AIS软件
AIS的软件组件是用于存储，检索，处理和分析公司财务数据的计算机程序。 在出现计算机之前，AIS是一个基于纸张的手动系统，但是今天，大多数公司都使用计算机软件作为AIS的基础。 小型企业可能使用Intuit的Quickbook或Sage的Sage 50 Accounting，但还有其他一些。 中小型企业可能会使用SAP的Business One。 中型和大型企业可能会使用Microsoft的Dynamics GP，Sage Group的MAS 90或MAS 200，Oracle的PeopleSoft或Epicor Financial Management。
质量，可靠性和安全性是有效AIS软件的关键组件。 管理人员依靠其输出的信息来为公司做出决策，他们需要高质量的信息来做出合理的决策。
可以定制AIS软件程序，以满足不同类型企业的独特需求。 如果现有程序不能满足公司的需求，则该软件也可以在内部开发，需要最终用户的大量输入，也可以由专门为该组织的第三方公司开发。 该系统甚至可以外包给一家专业公司。
对于上市公司，无论企业选择哪种软件程序和定制选项，萨班斯-奥克斯利法案都将在一定程度上决定AIS的结构。 这是因为SOX法规建立了上市公司必须遵守的内部控制和审核程序。
5. IT基础架构
信息技术基础设施只是用于操作会计信息系统的硬件的一个好名字。 企业仍然需要拥有这些硬件中的大多数，包括计算机，移动设备，服务器，打印机，电涌保护器，路由器，存储介质以及可能的备用电源。 除了成本外，选择硬件时要考虑的因素还包括速度，存储能力以及是否可以扩展和升级。
也许最重要的是，为AIS选择的硬件必须与预期的软件兼容。 理想情况下，它不仅是兼容的，而且是最佳的。笨拙的系统将比快速的系统有用得多。 企业可以轻松满足硬件和软件兼容性要求的一种方法是，购买包括企业所需的硬件和软件在内的统包系统。 从理论上说，购买交钥匙系统意味着企业将为其AIS获得硬件和软件的最佳组合。
好的AIS还应包括维护，保养，更换和升级硬件系统组件的计划，以及处置损坏和过时的硬件的计划，以使敏感数据完全销毁。
6.内部控制
AIS的内部控制是它所包含的保护敏感数据的安全措施。 这些可以像密码一样简单，也可以像生物特征识别一样复杂。 AIS必须具有内部控制措施，以防止未经授权的计算机访问并限制对授权用户（包括公司内部的某些用户）的访问。 它还必须防止被允许仅访问系统选定部分的个人进行未经授权的文件访问。
AIS包含不仅属于公司而且属于其雇员和客户的机密信息。 此数据可能包括社会安全号码，工资信息，信用卡号等。 AIS中的所有数据都应该加密，并且应该记录和监视对系统的访问。 系统活动也应该是可追溯的。
AIS还需要内部控制措施，以保护其免受计算机病毒，黑客和其他内部和外部网络安全威胁的侵害。 还必须保护它免受可能导致数据丢失的自然灾害和电涌的影响。
AIS在现实生活中如何运作
我们已经看到，精心设计的AIS如何使企业在日常工作中平稳运行，或者在系统设计不当的情况下阻碍其运营。 AIS的第三个用途是，当企业陷入困境时，可以使用其AIS中的数据来揭示发生问题的故事。
世通公司和雷曼兄弟公司的案例提供了两个例子。
2002年，WorldCom的内部审计师Eugene Morse和Cynthia Cooper利用该公司的AIS发现了40亿美元的欺诈性支出分配和其他会计条目。 他们的调查导致终止了首席财务官斯科特·沙利文（Scott Sullivan）的工作，并终止了新的立法，即《萨班斯法案》（Sarbanes-Oxley Act）第404条，该条对公司的内部财务控制和程序进行了规范。
在调查雷曼兄弟倒闭的原因时，对其AIS和其他数据系统的审查以及文档收集和审查以及证人访谈都是一个关键组成部分。 这份长达2卷，共9卷的审查员报告显示，寻找导致公司倒闭的原因“需要对雷曼兄弟的运营，交易，估值，财务，会计和其他数据系统进行广泛的调查和审查”。
雷曼的系统提供了一个示例，说明如何构造AIS。 审查员安东·瓦卢卡斯（Anton R. Valukas）的报告指出：“在申请破产保护时，雷曼兄弟保留了超过2, 600个软件系统和应用程序的拼凑而成……许多雷曼兄弟的系统都是过时的，过时的或非标准的。”
审查员决定将精力集中在最相关的96个系统上。 这项检查需要培训，研究以及反复试验，以学习如何使用系统。
瓦卢卡斯的报告还指出：“雷曼兄弟的系统高度相互依赖，但是它们之间的关系很难被破解，而且没有得到很好的记录。为解开这些系统以获得必要的信息，我们付出了巨大的努力。”
底线
AIS的六个组成部分共同协作，以帮助关键员工收集，存储，管理，处理，检索和报告其财务数据。 拥有高效，准确的，完善且维护良好的会计信息系统是成功开展业务必不可少的组成部分。
