您的客户将使用W-9上的信息将您的姓名，公司名称，地址和纳税人识别号（TIN）放在他们提交的有关您的1099-MISC上。 他们将在纳税年度结束后的1月下旬向美国国税局发送一份1099-MISC副本，并向您发送另一份副本。
您可能会被要求填写W-9的其他情况包括：
- 某些房地产交易已付抵押利息的收购或放弃担保财产取消对个人退休安排（IRA）的债务分担
（有关其用途的更多信息-以及当您不得不签署该文件时，请阅读 W-9表格的目的 。）
分步指导
W-9表格是最容易完成的IRS表格之一，但是如果您填写纳税表格会感到紧张，请不要担心。 我们将引导您完成正确的方法。
第1步：输入您的姓名，如纳税申报单上所示。 容易吧？
第2步：输入您的公司名称或“无视实体”名称（如果与在第1步中输入的名称不同）。例如，您可能是独资企业，但出于营销目的，请勿将您的个人名称用作您的商家名称； 相反，您是“以其他方式经营”。 您将在此处输入该名称。 至于被忽略的实体部分，如果您不知道它是什么，那么您可能不是一个。 最常见的被忽视实体类型是单人有限责任公司。
第3步：您要对哪种类型的企业实体进行联邦税收分类：独资，合伙，C公司，S公司，信托/房地产，有限责任公司或“其他”？ 选中相应的框。 如果不确定，则可能是独资企业，因为您必须提交大量文件才能成为其他实体之一。
步骤4：豁免。 您可能会将这些框留空。 这里有几个例外：
1.免予扣缴预扣税的收款人，例如公司（在大多数情况下），可能需要在“免税收款人代码”框中输入代码。 W-9表格说明中列出了免税的收款人及其代码，以及应使用这些代码的付款类型。 例如，填写W-9以接收利息或股息支付的公司将输入代码``5''。
2.根据《外国帐户税收合规法》（FATCA）免予报告的收款人可能需要在“免除FATCA报告代码”框中输入代码。 这些框都不适用于典型的独立承包商或自由职业者。
第5步：提供街道地址，城市，州和邮政编码。 如果您的家庭住址与公司地址不同怎么办？ 您应在W-9表格上提供哪个地址？ 使用您将在纳税申报单上使用的地址。 例如，如果您是出租办公室的独资经营者，但是您使用家庭住址提交了纳税申报表，请在W-9表格中输入家庭住址，这样IRS便可以轻松将1099与1040表格进行匹配。
步骤6：在此可选步骤中，您可以提供请求者的姓名和地址。 您可能需要填写此框，以记录向谁提供了您的税务标识号。
第7步：美国国税局将此部分称为第一部分，这必须让您想知道您刚刚完成的所有这些步骤是什么。 在这里，您必须提供企业的税务识别号，如果您是独资企业，则可以是您的个人社会安全号（SSN），如果您是另一类企业，则可以是您的雇主识别号（EIN）。 现在，一些独资企业也有EIN，但是IRS希望独资企业以W-9格式使用其SSN。 再次，这样做将使匹配收到的任何1099与纳税申报单变得更加容易，您可以将其提交到SSN中。
如果您的公司是新公司且没有EIN，该怎么办？ 您仍然可以填写表格W-9。 美国国税局说，您应该申请您的电话号码，并在TIN的空格中填写“已申请”。 您将希望尽快获得此号码，因为在您这样做之前，您将需要预扣税款。 您可以在IRS网站上申请EIN。 有关备份预扣的更多信息，请参见下面有关第二部分第8步的说明。
步骤8：在第二部分中，您必须证明所有信息的真实性，然后才能签署W-9表格。 故意躺在税表上可能意味着您将不得不支付罚款或入狱； 国税局不会四处乱逛。 在签署W-9表格之前，您必须证明以下声明是真实的，但会受到伪证的处罚：
大多数纳税人免征预提税。 如果您不知道IRS在这里在说什么，那么您可能会获得豁免。 如果您不被豁免，则国税局将通知您，付款公司需要知道，因为它需要从您的工资中预扣所得税，统一税率为24％，然后将其发送给国税局。 ，现在您知道了另一个不要欺骗您的报税表的充分理由：您可能必须将其告知未来的客户，这可能会使公司对您三思而后行。 （c）项基本上说，如果您曾经被扣缴预提税，但现在不再，则无需知道。
如果您是居民外国人，那么您会很清楚。 美国国税局还认为以下人士为“美国人士”：在美国或根据美国法律成立或组织的合伙企业，公司，公司或协会； 住宅物业； 和国内的信任。 如果您的企业是有外国合作伙伴的合伙企业，则适用特殊规则； 在表格W-9的说明中阅读有关它们的信息。 如果您不是美国公民，则可能需要填写W-8表格或8233表格。
您可能无需担心这一问题，这与《外国账户税收合规法案》有关。
在您签字之前要多加点
W-9表格会告诉您，如果IRS通知您您当前要进行备用预扣，因为您未能报告纳税申报表上的所有利息和股息，请划掉上述第2项。
如果您要填写与房地产交易有关的W-9表，则可以剔除项目2。 第2项在这种情况下不适用，因此您是否需要保留预扣税也没关系。
现在，如果您仔细阅读W-9说明中的细则，似乎表明大多数人根本不需要签署此表格。 通常只有在IRS通知您您先前提供了不正确的TIN时才需要对其进行签名。 但是，除了技术方面的问题外，要求您填写W-9表格的人可能会认为该表格不完整或无效，如果您没有签名的话，请祝您好运。
退回表格
将填写好的W-9表格退回要求您填写的公司。 理想情况下，您将亲自交付它以限制您遭受身份盗用的可能性，但是这种方法通常不切实际。 邮件被认为是相对安全的。 如果必须通过电子邮件发送表格，则应在发送邮件之前对文档和电子邮件进行加密，并仔细检查您是否具有收件人的正确电子邮件地址。 在线提供免费服务来帮助您做到这一点，但是在将您的文档信任给他们之前，请先检查其声誉。
底线
在W-9表格上提供准确的信息将有助于确保将您收到的付款（或其他需要此表格的交易）正确地报告给IRS。 如果您不确定某些项目（例如业务的正确分类），请咨询您的会计师或其他财务顾问。
