总分类帐充当所有帐户及其交易的记录。 平衡分类帐涉及从贷方总数中减去借方总数。 为了正确计算贷方和借方，必须首先理解一些规则。
如何计算余额
首先，在资产负债表的左侧输入所有借方帐户，在右侧输入所有贷方帐户。 包括每个余额。 考虑每笔交易会影响哪个借记帐户，以及它最终会增加还是减少该帐户。 例如，它会减少存货还是增加现金？ 最后，计算每个帐户的余额并更新资产负债表。
完成后，检查贷方是否等于借方额，以确保账目平衡。 确保收支平衡的另一种方法是创建试算平衡。 这意味着列出分类帐中的所有帐户以及每个借方和贷方的余额。 一旦为借方和贷方都计算了余额，则两者应该匹配。 如果数字不同，则说明缺少或计算错误，账簿不平衡。
要遵循的重要规则
首先，借方必须最终等于贷方。 虽然起初这可能会造成混淆，并且可能很想使用简单的正数和负数来说明交易，但最终借方和贷方关系更准确地表达了业务中发生的事情。
其次，借方增加了资产，费用和股息账户，贷方减少了它们。 使用助记符DEAD记住这一点可能会有所帮助：借方会增加费用，资产和股息。
第三，对于负债，收入和权益账户而言，情况恰恰相反。 贷方增加这些，借方减少它们。 记住这种关系的助记符是女孩：增加的帐户是收益，收入，收入，负债和股东权益。
由于这些对补充帐户有相反的影响，最终贷方和借方相互相等，并证明这些帐户是平衡的。 可以使用借记/贷记格式描述每笔交易，并且必须保持帐面余额，以便每笔借记都与相应的贷方匹配。
会计实务
诸如QuickBooks，FreshBooks和Xero之类的会计软件对于平衡帐簿很有用，因为此类程序会自动标记缺少相应贷方或借方的任何区域。 大多数公司都会有内部会计师来为您处理所有这一切，但是，如果您自己处理财务，最好通过外部会计顾问（例如注册会计师（CPA）或注册会计师）来计算重要数字特工（EA）。
没有相应贷方的借方称为悬空借方。 当在贷方输入借项或收购公司但未记录该交易时，可能会发生这种情况。 类似地，可以在存入存款时将贷记凭证输入总分类帐，但是它需要同时或不久之后需要抵消的借记凭证来平衡账簿。
