企业资源计划（ERP）是一种面向过程的方法，该方法集成了公司不同部门使用的系统，可在定义的控制下，通过使用软件应用程序和定义的最佳实践，轻松，统一地流动信息。
本文介绍了ERP中使用的工具及其针对各种功能的特性。 为了更好地了解这些工具，让我们从功能要求开始。
ERP系统需要什么？
任何ERP系统基本上都需要满足以下功能要求。
- 它必须是一个统一的系统，具有易于使用的应用程序和界面，并且可以通过必要的受控访问在多个部门之间无缝地工作可以通过不同的应用程序访问的通用数据库（或多个但共享的数据库）搜索和报告实用程序可以根据各种报告生成报告参数（例如“截止到昨天，'玩具'类别中的所有未发货订单”）可扩展性，自定义和特定模块的轻松集成
满足ERP要求的工具 ：
为了满足上述功能要求，必须将以下工具和应用程序强制集成到ERP系统中。
具有跨不同部门和职能的已建立工作流程的数据存储和信息管理是任何ERP系统的基础。 有多种解决方案和工具可用于数据存储，包括来自Oracle，Sybase，DB2等公司的关系数据库以及诸如Microsoft MySQL，PostgreSQL，Apache Derby等免费开源产品。其他信息管理工具可能包括内容管理系统（CMS）和存储库应用程序。
根据行业和所需功能，需要选择合适的功能。 随着基于事务的数据经过不同的状态（从制造到库存到订单捕获到销售再到供应状态），制造商可能会发现像Oracle或MySQL这样的事务数据库更加相关。 另一方面，在线内容写作公司可能会发现具有版本控制功能的CMS存储库系统更适合他们的需求。
数据库或存储库可以是单个集中式数据库，也可以是多个数据库或存储库，并具有从一个数据库到另一个数据库的自动数据流。 定义的工作流程可确保无缝移动数据。 数据库可以在本地或远程托管，甚至可以在云中托管。
· 具有适当权限控制的应用程序和接口 ：
数据存储和管理需要只读或编辑访问权限才能处理数据。 商品制造完成后，需要将其标记为就绪库存。 然后库存管理部门将其更新为可出售。 购买后，该项目应更新为已售状态，依此类推。 为此，易于使用的应用程序和界面成为任何ERP系统的组成部分，该ERP系统也已定义了控件和权限。 例如，一旦某个项目被标记为已售出，则只有物流部门的操作员应能够对其进行进一步更新，而制造部门或库存部门的那些操作员应仅获得查看权限。
同样，对于内容编写ERP工具，一旦编写者将内容提交给编辑者进行审查，则只有编辑者才能修改它，以避免任何重复和内容冲突。
为了使此类基于权限的控件，应用程序和界面能够内置，任何ERP解决方案（可能是基于浏览器的），台式机安装或平板电脑/移动应用程序。 固定位置的制造团队更喜欢基于桌面的界面，而经常移动的销售团队将从基于浏览器的界面或移动应用程序中受益。
ERP系统由多个模块和数据存储库组成，其中数据更新和操作遵循基于业务需求的逻辑定义的顺序。 这构成了工作流程。 可以将工作流程视为控制各种身体功能（血液，空气，食物和其他补给，身体部位运动等）的思想。 明确定义的工作流以及在各个级别的适当访问权限是任何ERP解决方案的必要组成部分。
在ERP框架内实施的常用工具包括Agiloft工作流，WorkflowGen，Inceptico DMS，Intelex业务管理，SimpleECM等。
管理级别，部门级别，团队级别或个人级别的报告生成是ERP系统的另一个重要要求。 通常以仪表板形式（具有实时数据视图-显示诸如已收到但尚未发货的订单，上周的付款失败等信息）或以常用字词或数据形式生成的可自定义报告，编辑电子表格等应用程序。
大多数报告工具和仪表板都是实时运行的（或具有最小的时滞）。 像部门用于数据更新的应用程序一样，这些报告工具/仪表板视图可作为基于浏览器的安装或桌面安装使用。 它们还包括日终报告功能，可通过电子邮件将带有图表/图形/表格的报告作为电子邮件发送给Microsoft Excel或Word附件。
· 通讯工具 ：
在跨多个部门工作的任何系统中，必须进行通信。 ERP系统通过提供工具来为个人和团体级别的基于动作的自动邮件生成，即时消息传递，聊天或常规广播功能提供便利。 假设一旦订单标记为“准备发货”，则应触发自动邮寄给物流部门以启动发货过程； 或者，如果比萨店的厨房出现问题，则可以将一般广播消息发送到所有其他部门，以停止进一步下订单。
还集成了其他即时消息传递功能（例如Lync，Chatter或Yammer的功能），以实现轻松，即时的通信。
除了以上这些工具是任何ERP系统的组成部分之外，还有其他一些工具可以根据需要集成：
可以将许多分析工具集成到ERP系统中，以进行商业智能，预测分析，数据挖掘和相关分析。 这些分析工具可用于获取有价值的见解，以便根据可用数据来制定战略性业务决策（例如跟踪假日购物期间的消费者行为，红色货架上的销售情况要比蓝色货架上的产品多的比较结果等）。
· 资源分配和任务计划工具 ：
ERP系统还可以集成用于跨部门和任务分配资源的工具（针对劳动密集型行业）。 这些工具基于任务/项目根据资源可用性时间表定义的简单时间原理工作。 任务完成后，将自动为资源分配与他的技能相匹配的新任务，或将资源放入下一个任务的池中。 工具具有在任务延迟时在主管级别进行手动干预的功能。 好处包括清晰了解当前和将来的工作量，优化资源利用，探索自动化的可能性等。
· 其他附加功能 ：ERP系统可以根据业务需要集成人力资源管理，项目管理，时间跟踪系统，文档管理等模块。 有针对每种行业和功能类型的大量工具，ERP供应商会为有兴趣的客户提供帮助，以帮助他们选择最合适的工具。 Internet始终可以自助获取所需信息。
底线 ：
ERP是要实施的复杂框架，通常需要专门的供应商来实施。 ERP实施发现的两个主要瓶颈是高成本和无法遵循最佳实践。 通过仔细评估不同供应商并评估免费开放源代码工具，可以在一定程度上减轻成本，但是，通过对员工进行有针对性的培训，可以减轻由于缺乏最佳实践而导致失败的其他挑战。 在初始阶段进行正确的评估，与具有适当专业知识的供应商合作，并从一开始就明确要求，将有助于有效，成功地实施ERP工具。 （有关阅读，请参阅“成功的企业资源计划案例研究”）
