对于交易很少的小型企业，精明的企业主可以使用Excel代替会计软件。 Excel具有创建和维护总分类帐所需的所有工具，但它需要对基本会计和对细节的重视有扎实的理解。 对于不确定自己是否准备好或是否有资源来购买会计软件的企业主，在购买会计软件之前，Excel可能是开始保留会计记录的好地方。
将Excel用作总帐
一个简单的记录保存设置应首先包含交易日期，交易描述和参考编号（如发票或支票编号）的列。 接下来的列将列出该年要使用的每个帐户。 选择帐户时应慎重考虑，因为以后很难再进行更改。 从左到右，列出的第一个帐户应该是损益表帐户，以收入开始，以支出结束。 接下来是资产帐户，然后是负债帐户，最后是所有权益帐户。
总账使用两次输入簿记来跟踪公司的所有交易，在开始使用Excel作为总账之前，对这一概念有扎实的理解很重要。
什么是复式簿记？
如果这是一家新公司，则第一笔交易很可能是投资于该公司的股权。 举个例子，假设一位名叫Jane的企业家决定开设一家机械厂。 她有750, 000美元的积蓄用来开展业务，并用这些资金开设了一个商业支票帐户。
简通过两次记账概念，知道此交易将增加公司的现金帐户（借方条目），并由所有者权益帐户（贷方条目）的增加抵消。 在此Excel系统中，所有借方分录应记录为正值，而所有贷方分录应记录为负值。
在此示例中，Jane应在电子表格的第一行中输入交易日期和描述，例如“资本投资”。 然后，她将在电子表格的“现金”帐户栏中输入$ 750, 000的正数，在电子表格的“所有者权益”帐户栏中输入$ 750, 000的负数。 为了验证数字，Jane应该使用Sum公式来确保每行上的所有条目的总和为零美元。
从那里，Jane将继续为每笔交易输入一行。 如果她用公司现金购买设备，Jane将输入一笔交易以在“设备”帐户列中显示借项或正向输入，而在“现金”账户列中显示贷项或负向输入。 如果她向客户出售机加工服务，则应在“收入”帐户中记入贷方，并在“权益”帐户中记入借方。
最后，每个帐户列的总计应在电子表格的底部进行汇总。 可以将所有收入帐户的总和相加，以计算当前的净收入。 可以根据需要配置其他列以计算总资产，总负债和总权益。
