代理材料的定义
代理材料是根据1934年《 证券交易法》 第14（a）条由美国证券交易委员会（SEC）监管的文件。 它要求上市公司每年向股东提供相关资料，其中一些内容概述了公司的运作方式，投票程序，流通股数量，高管薪酬以及董事会组成以及其他相关信息。 。 公司在年度股东大会召开前的30到40天之间发送这套文件。 这是为了向股东保证运营顺利进行，并为潜在的公司决策（例如选举新董事）征求选票。
分解代理材料
根据SEC规定的代理材料说明了特定的公司信息，因此投资者在某些情况下对要遵循的程序具有清晰的了解。 例如，公司的代理材料必须指定股东是否有标准的流程与董事会联系，如果没有标准流程，则代理材料必须提供没有此类流程的具体原因。 委托书材料中的其他信息描述了管理层，股东建议以及可能有助于股东进行有根据的投票的背景信息。 自2009年起，SEC要求所有上市公司在其投资者关系网站上发布代理材料。
如果每个股东都在年度会议上投票，就会引起混乱，因此将向他们提供代理卡或选民指示表，以便他们事先做出决定。 委托书详细说明了投资者拥有的股票数量以及拥有表决权的股票。 如果投资者在美国拥有股票，则记录日期（即股东获得股息和投票的截止日期）在公司设定的年度会议之前。 记录日之前拥有的股份授予股东即将举行的会议的投票权。 并非每个国家都使用记录日期系统。 在这种情况下，如果股东在会议举行当日或之前持有股票，则可以投票。
代理投票说明
代理材料包将包含年度报告的披露文件，代理声明，最重要的是，即将举行的年度股东大会的代理卡或选民指示表。 股东仅是注册所有者或实益所有者，才会收到此信息。 注册所有者或记录所有者是公司股份的直接所有者，或者是通过银行或经纪交易商的间接所有者。
另一方面，实益所有者仅通过经纪交易商或银行持有股份。 美国的大多数投资者以实益拥有人身份持有证券。 在这种情况下，他们使用选民指示表在公司会议之前指导经纪人如何投票。
