金融世界已经发展成为竞争激烈的工作场所。 俗话说，一天只有24小时，时间就是金钱。 因此，有效的时间管理对于希望提高工作效率并增加下班时间的财务专业人士而言是一项竞争优势。
但是，有许多干扰因素会使您的工作时间超出必要。 继续阅读以了解其中一些常见的浪费时间的信息，并了解许多时间管理技巧，这些技巧将使您在更少的时间内完成更多的工作。
黑洞
有各种浪费时间的方法会降低生产率。 例如，财务专业人员总是被诱惑去做多任务。 假设您是一名顾问，并且在星期三上午8:30到10之间，您可以完成以下任务：
- 您使用电子表格工作，但在被两封新电子邮件打断后停止，然后连续发送六封电子邮件，接着在Instagram上检查一位大学朋友的结婚照，然后通过Slack消息接受公司社交郊游邀请，之前接到潜在客户的两个意想不到的电话，最后，由于经理停下来提醒您，您开会迟到了五分钟，最终被迫突然挂断电话。
这听起来对您来说是一个典型的早晨吗？ 如果是这样，尤其是如果您在私募公司或投资银行等严酷的公司环境中工作，与同行相比，您可能处于绩效最低的级别。
从现在起的五到十年，没有人会记住，关心或提拔您完成的所有工作。 如果托马斯·杰斐逊（Thomas Jefferson）完成了很多改写但从未帮助撰写《独立宣言》，世界会关心吗？ 您的工作也是如此-您的组织重视必要的工作和杰作，而不是忙碌的工作。
规划
每个星期天的下午，最好使用在所有设备上同步的应用程序或Web服务来完成下一周的“工作”列表。 突出显示对您在工作和个人生活中取得成功至关重要的项目。 未突出显示的内容可能是您可以委派，延迟或完全避免的事情。
在财务中，关键的可交付成果包括需要准确且在截止日期之前提交的报告或研究。 如果您专注于提高这些报告的质量，而不是仅仅对它们进行体面的工作，则可以为您的组织提供更好的服务，这样您就可以腾出时间来处理非关键项目（例如，答复低优先级电子邮件或长期参与）会议）。
同样，在每天下班前十分钟，完成列出第二天的行动项目，并按重要性和优先级对它们进行编号。 同样，不断问自己所有您实际上不需要做的事情-这些事情没有达到一定的生产率阈值。
（另外，请查看在金融行业中找到您的利基市场。）
多任务
财务上的成功归结为始终保持关键和即时交付成果的能力。 您的财务经理所依赖的关键信息和数据点是什么？ 您可以提供什么以帮助您的组织和/或客户获胜？ 是否涉及及时提交审核报告，对拟议项目的净现值进行准确计算或确保Excel上的公式得出适当的总计？
归根结底，没有人关心您交换的所有电子邮件，参加的社交俱乐部会议或内阁中按时间顺序归档的文件夹。 多任务处理不断地阻止个人充分利用雇主真正期望他们提供的一些关键交付成果。
首先执行重要，困难，紧急和最有价值的行动项目。 财务上的成功可能涉及简化如何处理任务的方法。 对于刚读完书且刚入门的毕业生来说，这似乎很残酷，但一次只能做一件事，直到完成后才停止。 如果您的任务与长期项目有关，请将其划分为短期里程碑并提前完成。 正如亨利·福特（Henry Ford）所说：“如果将其划分为小份工作，没有什么特别困难的。” 从头到尾地做事可以避免代价高昂的效率低下，因为您可以避免不断地重新开始并重新校准不相关的其他项目。
（使用“专业人士的金融职业选择”探索金融行业的工作类型。）
收件箱
您的收件箱浪费了很多时间。 如果您的大多数电子邮件与您眼前的即时任务无关，那么您会零星地填充垃圾信息。
为了避免这种情况：
- 设置预定的检查电子邮件的时间，每天检查收件箱的次数不超过三到四次。为您应该访问的电子邮件创建一个下班后文件夹，但这并不紧急。 此文件夹对您返回重要的请求特别有用，该请求可能要等待几个工作日才能收到您的回复。在工作日内仅发送最重要的电子邮件。 尽管保持团队中的最新状态很重要，但是经验不足或缺乏纪律的同事会浪费大量时间，因为他们不相关的消息会淹没您的收件箱。 您可以通过不响应与工作无关的电子邮件来减少此类电子邮件。请在离开工作之前清空收件箱。 您可以通过创建与项目相关的文件夹来完成此任务，在其中可以存放与特定问题有关的电子邮件。 保留收件箱为空可以消除您的注意力，从而节省时间。 如果在接下来的几个小时内或第二天之前绝对需要引起注意，则将它们放在紧急文件夹中。
其他节省时间的技巧
跟踪您真正浪费了多少时间
创建一个简单的电子表格，使您可以输入在琐碎事务上浪费的估计时间。 每天都要这样做。 当您养成并保持这种习惯时，您将在面对困难时训练自己识别不重要的事情。
仅处理纸质文件一次
处理完这些文件后，您可以将它们归档，提交或删除它们。
直接向您的同事留言
在办公室中或部门之间走来走去，每周可能要花费您几个小时的时间-而且我们知道按年计算的成本是多么昂贵。 除非是重要或复杂的事情，否则通过公司消息传递系统或已批准的Web服务使用直接消息通常是更快速地获得各种问题答案的更有效方法。
了解任何给定时间的一切
这包括电子和书面信息。 如果您珍惜时间，请不要浪费时间在寻找事物。
将您的任务分为四个类别：
-
紧急且重要 -例如期限紧迫的财务和会计报告。
不紧急且不重要 -例如财务部门内部的网络，培训课程等。
紧急且不重要 -例如来自您收件箱的零星消息和“签约”俱乐部会议的日期。
不紧急也不重要 -例如自动售货机进行的十分钟对话，检查幻想足球等等。
（显然，您应该在第一类上花费尽可能多的时间。）
代表，代表，代表
当您在组织中上进时，这将使您与众不同。 处理 只有 您 才能执行的任务。 当您磨练时间管理技能时，很快就会为您分配直接的报告。 分配尽可能不需要您自己处理的任务。 您应该只做绝对需要您注意或专业的事情。
不要控制自己的个性
财务专业人士应具有时间管理技能，但他们也应与内部同事和外部社区保持融洽和友好关系。 专注于时间可能会使您显得疲倦，这会在周围的人（包括社交和业务发展环境）中使很多人失望。 如果您不小心，会四处走走，以为自己是时间管理专家，但是您完全不会意识到额头上的“社会白痴”印记。
沟通，领导和业务发展技能与时间管理技能一样重要。 随着财务专业人员的职业发展，仅时间管理技能将不足以帮助他们达到新的水平（即执行人员水平）。
底线
（有关更多信息，请阅读 财务效率：时间管理分析师指南。）
